El sistema EDI facilita estas tareas pudiendo manejar múltiples productos por suscriptor y con diferentes variables. El conocimiento y proximidad del sector editorial nos ha permitido manejar todo tipo de casuísticas.De forma intuitiva, práctica y muy fácil podemos convertir cualquier colección del fondo editorial en una suscripción y gestionar su producto, ya sea revista, libro u otros, realizar los envíos, cobros, etc...
Tal vez el mejor ejemplo de personalización de procesos sea el de mantenimiento y facturación de suscripciones. Las suscripciones de las distintas editoriales, muchas veces difieren en contenido (revistas, libros, novedades, etc.), en periodicidad (anual, mensual, trimestral, etc.), en facturación (anual, por envío, gratuita, etc.), en gestión de cobros (no se factura, se factura antes del envío o después), etc.
De esta manera, el módulo de suscripciones permite prácticamente todas las configuraciones imaginables.
Realizando 5 sencillos pasos usted puede automatizar todo el proceso que requiere una suscripción:
El proceso se resume en los siguientes pasos:
1. Configuración de la suscripción.
1.1. Configuración de facturación:
- Suscripción gratuita.
- Suscripción de importe anual (se establece el importe anual y el tipo de IVA).
- Suscripción de importe por envío (se establece el importe por cada envío y el tipo de IVA).
- Suscripción cuyo importe depende de los libros enviados (el importe se calcula automáticamente).
Para las suscripciones anuales o por envío, se puede diferenciar el importe para la suscripción nacional, desde Europa o para el resto del Mundo, así como el tipo de IVA y los gastos de envío.
En cada uno de estos casos se puede decidir si la suscripción se factura antes de realizar el envío o posteriormente, así como si es obligatorio que el pago haya sido realizado previamente o no.
1.2. Configuración del envío:
- Para cada suscripción hay que determinar qué libro o revista se envía y en qué mes, pudiéndose enviar “n” libros o revistas para cada mes.
- Novedades: se pueden añadir en un solo click, todos los libros o revistas cuya fecha de novedad corresponda con el mes seleccionado.
1.3. Otras configuraciones generales:
- Activa: se puede retirar una suscripción en cualquier momento.
- Visible en Web: si se desea se puede publicar una suscripción en la Web para que se puedan realizar nuevas altas on-line.
- Digital Web: una suscripción puede ser digital, descargable desde la zona personal Web del usuario.
- Crear salidas de almacén: se puede decidir que al realizar un envío se generen salidas de almacén, o simplemente se generen las etiquetas con las direcciones para el envío. En ambos casos el stock se descontará de almacén.
- Envíos adjuntos: se pueden enviar folletos u otros libros de forma adjunta al envío de la suscripción, gratuitos o no.
- Novedades: se puede determinar si se aplican los descuentos especiales de novedades para los suscriptores.
2. Configuración de los abonadores:
- Una vez configurada la suscripción, se deben asignar los abonadores o entidades que van a realizar el pago de la suscripción, indicando la forma de pago, el número de cuenta y si van a renovar para el año siguiente. Si el abonador se ha dado de alta desde la Web la pestaña “Web” aparecerá marcada.
3. Configuración de los suscriptores:
- Los suscriptores son los que van a recibir la revista o los libros. Normalmente el suscriptor y el abonador son la misma persona, pero se puede dar el caso de que un abonador pague la suscripción de más de un suscriptor.
- Para el suscriptor se debe definir la fecha de alta, las unidades que desea recibir, así como el domicilio de envío (que en principio será el que tenga por defecto).
- Para las suscripciones en las que se envían libros, el suscriptor puede recibir el pedido establecido para el mes por defecto, o cambiar, suprimir o añadir algún libro, en cuyo caso el importe se recalcula automáticamente.
- Para las suscripciones en las que se envían libros, el suscriptor también puede establecer filtros, determinando de qué colecciones o subcolecciones desea recibir ejemplares, de forma que sólo recibirá material correspondiente a su filtro de interés.
4. Procesar un envío de suscripción:
- Previsión de envíos: antes de procesar un envío, se puede hacer una previsión de las unidades que hacen falta para el mismo, comparándolas con las unidades que hay en ese momento en el almacén. Esto se realiza pulsando el botón “Previsión envíos”.
- Borrador de envíos: antes de procesar un envío también se puede generar un borrador con todo lo que se va a enviar para cada suscriptor, pulsando el botón “Borrador envíos”.
- Para procesar el envío para un mes, basta con seleccionar la suscripción y el mes para el que se quiere realizar el envío, seleccionar los abonadores y pulsar el botón “Procesar”, con lo que se marcarán los abonadores y suscriptores como procesados (siempre que estén activos, pendientes de procesar y su fecha de alta sea menor o igual a la fecha del envío).
- Una vez procesado el mes el sistema realizará una u otra operación, dependiendo de las opciones configuradas en la suscripción (generar albaranes o no, etc).
5. Revisión del envío:
- Una vez procesado el mes, hay que hacer una revisión del envío para garantizar, tanto que el control de stock se realiza correctamente, como que el suscriptor recibe la suscripción.
- Al pulsar el botón “Finalizar envío”, se regularizarán las unidades de stock en el almacén, y se realizará una y otra operación según esté configurada la suscripción, ya sea generar salidas de almacén o imprimir etiquetas.
- En esta ficha se controla si el pago ha sido realizado si así se hubiera configurado, de forma que el sistema no permitirá generar la salida de almacén hasta que se realice el ingreso.
Además, en cualquier momento del proceso se pueden realizar las siguientes acciones:
- Determinar que un abonador o suscriptor deje de estar activo, en cuyo caso dejará de recibir la suscripción. También se puede deshabilitar una suscripción completa.
- En cualquier momento se pueden generar etiquetas de envío para los suscriptores, independientemente del estado del proceso.
- Mediante la opción “Renovar”, podemos copiar todos los abonadores y suscriptores que estén marcados como renovables de una suscripción a otra.
- Podemos gestionar los donativos que los abonadores o suscriptores realicen a la suscripción, mediante el módulo de donativos incluido en Editorial Intelligent.
- Se pueden realizar todo tipo de consultas o informes, sobre abonadores, por suscripción, todos los suscriptores de una suscripción o de un abonador, filtrar por unidades de envío, excluir formas de pago, ver sólo nacionales o de extranjero, consultas contables, facturación, etc.
Todo ello perfectamente integrado en un potente gestor ERP que facilita el negocio editorial y un avanzado sistema de comunicación CRM con todos los beneficios que supone la integración de todos los procesos en una única Base de Datos.